Im Oktober 2019 wurde die „Whistleblower-Richtlinie“ beschlossen. Bei dieser Richtline – zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden – handelt es sich um eine Aufforderung für Unternehmen, ein internes Meldesystem einzuführen.

Hilfe! – Was bedeutet das für mich?

Führen Sie ein Unternehmen mit 250 und mehr Arbeitnehmern? So sind Sie bereits ab 17. Dezember 2021 verpflichtet, ein internes Meldesystem „Whistleblowing-System“ einzuführen. Wenn Ihr Unternehmen einen Mitarbeiterstand von 50 bis 249 Mitarbeitern aufweist, haben Sie noch bis zum 17. Dezember 2023 Zeit, ein dementsprechendes Meldesystem in Ihrem Unternehmen zu integrieren.

Unter „Whistleblower“ im Deutschen „Hinweisgeber“ versteht man oft „Petzen“ oder Personen die Unternehmen schaden wollen. Die Einführung eines solchen Meldesystems soll genau diesem Bild entgegenwirken. Es ist vielmehr dahingehend dienlich, dass Missstände und rechtswidrige Verhaltensweisen in Ihrem Unternehmen aufgegriffen werden und so das Wohl des Unternehmens nicht beeinträchtigt wird. Ziel der Richtlinie ist es, die Anonymität der Hinweisgeber zu gewährleisten, deren Schutz sicherzustellen und somit Aufklärungsverhalten betreffend Rechtswidrigkeiten und Missstände zu fördern. Geschützt sind neben den Arbeitnehmern zukünftig auch ehemalige Arbeitnehmer, Arbeitnehmer von Auftragnehmern und Lieferanten, Selbständige sowie Anteilseigner und Personen in Leitungs- oder Aufsichtsorganen.

Um die Umsetzung der Richtlinie in Ihrem Unternehmen vorzunehmen und somit ein funktionierendes Meldesystem gewährleisten zu können, ist die Einführung folgender Maßnahmen zu empfehlen:

1. Offene Atmosphäre

Führen Sie eine aufgeschlossene und offene Unternehmensatmosphäre. Es soll weitgehend kommuniziert werden, dass das Melden von Missständen und rechtswidrigen Verhaltensweisen durchaus erwünscht ist und keine negativen Folgen für den Äußerer mit sich zieht. Die Kommunikation soll wiederholt werden. Sie können auch regelmäßige Kampagnen einplanen, um das System zu bewerben.

2. Skepsis der Mitarbeiter beseitigen

Mitarbeiter können oft skeptisch gegenüber einem „neuen Hinweisgebersystem“ eingestellt sein. Diese Skepsis soll durch weitreichende Kommunikation und Darlegung beseitigt werden, dass es sich hierbei um keine „Verpetzerhotline“ handelt und lediglich der Unternehmensbetrieb positiv gefördert werden soll. Es muss klargestellt sein, dass die Hinweisgeber vor Repressalien geschützt sind. Die setzt voraus, dass der von Ihnen gemeldete Sachverhalt zum Zeitpunkt der Meldung der Wahrheit entspricht, dass die Meldung ordnungsgemäß vorgenommen wurde und dass der gemeldete Sachverhalt gegen einen geschützten Rechtsbereich verstößt. Dazu zählen ua das Vergaberecht, die Finanzmärkte, die Produktsicherheit, das Kartellrecht, der Umweltschutz, die Lebensmittelsicherheit, Datenschutz, Beihilfenrecht, die öffentliche Gesundheit und der Verbraucherschutz. Überdies soll es im Interesse aller Mitarbeiter sein, dass das Aufklären von Negativitäten zum Gemeinwohl beiträgt und die Werte, für die Ihr Unternehmen einsteht, sichert.

3. Zuständigkeiten definieren

Um verschiedene Angelegenheiten klar zu trennen wäre es zielführend, schon im Vorhinein bestimmte Personen oder Teams zu definieren, die bestimmte Hinweise bearbeiten. Je nach Komplexität oder Härtegrad des zu bearbeitenden Hinweises soll beraten werden, ob die Expertise im eigenen Unternehmen ausreicht oder ob eine externe rechtliche Unterstützung notwendig ist.

Welche Schritte kann ich setzen?

Sie können sich nun überlegen wie sie Ihr Meldesystem ausgestalten wollen, mit welchen Meldekanälen gearbeitet werden soll und wie die Bearbeitung der eingelangten Meldungen rechtlich richtig beurteilt werden kann?

GRS unterstützt Sie!

Als NEUTRALER UND EXTERNER ANSPRECHPARTNER können wir Ihnen dabei helfen, die Meldungen der Hinweisgeber sicher und rechtlich korrekt zu verarbeiten.

GRS präsentiert das

GRS-Whistleblower Package“

GRS hat ein Hinweisgebersystem erarbeitet, dass unkompliziert über die Versendung von Emails funktioniert.

Eingehende Emails von Hinweisgebern werden verschlüsselt abgespeichert. Somit kann zu jedem Zeitpunkt die Sicherheit der eingelangten Emails gewährleistet werden. Dieser Service wird in verschiedenen Sprachen zur Verfügung gestellt.

Folgende Leistungen bieten wir Ihnen an:

  1. Konzeptionierung des „Whistleblower“ Kanals;
  2. Auswertung der eingelangten Informationen und deren rechtlichen Beurteilung;
  3. Direkter Kontakt mit dem Hinweisgeber;
  4. Informierung der Kunden über Vorkommnisse in Form von Statusberichten und Reports.

Kosten

  • Erstmalige Einrichtung
  • Laufende Betreuung

Bei Rückfragen bezüglich Kosten und genauer Abwicklung des Meldesystems stehen wir Ihnen natürlich jederzeit gerne zur Verfügung.

(Huberta Gheneff, gheneff@laa.law, 0664/431 70 43)